לא יהיה צורך להתערב בו. יש חברות שבהן מערכת המידע התפעולי עובדת טוב (אולי מעט התאמות) וגם בה לא נצטרך להתערב. אנחנו נאבחן ונראה היכן הבעיה ומהו רובד ההתערבות. 

עבודתנו מתחילה בבדיקת כל המידע ובבחינת תהליכי העבודה והארגון אל מול האסטרטגיה: 

• תשתיות קיימות – נבדוק את יעילות ועלות תשתיות התקשורת הקיימות, הטכנולוגיות והפיזיות (כמו מול ספקי אינטרנט, תשתית VPN) –  ציוד הקצה, החומרה, מתגים, מערכות הפעלה, מחשבים ועוד.
• תהליכי עבודה – בחינה של כל פעולה קבועה שמבצע עובד או שמבצעים כמה עובדים. אנו נבדוק אם התהליכים נעשים בצורה יעילה או לא. לדוגמה, יצירת דוחות יומיים, שבועיים וחודשיים (דו"ח קריאות שירות, דו"ח ניהול מלאי  ועוד) או תהליך החזרת מוצרים פגומים.
• שימור הידע בארגון – זיהוי פעולות יעילות של עובדים מסוימים, שימורן והפיכתן לידע ארגוני (מודל לחיקוי). 
• הממשקים בין תחומי הפעילות השונים בארגון – מהם ערוצי התקשורת הקיימים וכיצד עובר המידע ביניהם? יבחנו יעילות הממשקים והסנכרון ביניהם. לדוגמה, בחינת הממשק בין שרשרת אספקה לבין שיווק ומכירות. 
• איכות המידע, האינדקסים – מסדי הנתונים – בחינת כל המידע הארגוני הנשמר בצורת טבלאות מאחורי הקלעים והמהווה את חומר הגלם גם למידע התפעולי וגם לבינה העסקית. יש צורך לסדר את המידע כדי שניתן יהיה לעשות בו שימוש – האם הוא רלוונטי? האם חסרים נתונים? האם יש כפילויות? האם קיים מידע מוטעה ומטעה?

ייעוץ עסקי – "איפה צווארי הבקבוק?"

הייעוץ העסקי כולל בחינה וזיהוי של בעיות בתהליכי העבודה וצווארי בקבוק הקיימים בהם. התוצר של שלב זה הוא  אבחון יסודי ומעמיק והצגת חלופות לפתרון לפי הבעיה שהוגדרה, 

כל פעם שמזהים צוואר בקבוק בתהליך עבודה או שהתהליך מסורבל ולקוי – נציג חלופות ונבחן אותן בחישובי עלות תועלת עד לבחירת החלופה המתאימה ויישומה. או שנבצע אותה אנחנו או שננהל את תהליך היישום שלה. בסוף התהליך הלקוח תמיד יקבל פתרון מלא שישפר וייעל את תהליך העבודה שזוהה כבעייתי וגם יקטין את עלויות התפעול. חשוב לנו להדגיש כי המטרה שלנו היא אך ורק טובת הארגון שלכם וזהו השיקול היחיד בבחירת החלופות. הצלחתכם היא הצלחתנו.

מערכות מידע תפעוליות – "נפטרים  מההרגלים הרעים בתהליכי העבודה" 

מערכות המידע התפעוליות, ERP, הן הכלי או האמצעי שמטרתו לייעל את תהליכי העבודה. התוצר: מידע תפעולי אמין ומדויק וייעול תהליכי העבודה.

סביר שאתם כבר עושים עבודה בנושא ואולי אף רכשתם תוכנה חדשה, אך המטרה היא לא להעתיק את ההרגלים "הרעים" בתהליכי העבודה הקיימים לתוך תוכנה חדשה. אנחנו נתאים את המידע ונסדר את הנתונים (טיוב נתונים) כך שיתמכו בתהליכי עבודה חדשים שאותם אנחנו רוצים לבנות עם המערכת החדשה. במילים אחרות, אנו נערוך קסטומיזציה של המערכת ונסדר את "מאחורי הקלעים" של התוכנה כיוון שאנחנו כבר יודעים אלו תהליכים אנחנו רוצים לשפר. בדרך זו נמנע קיבוע של תהליכי עבודה ישנים ולא יעילים.

מערכות בינה עסקית – "דו"ח שלא מניע אתכם לפעולה, הוא כנראה לא רלוונטי"

מערכות בינה עסקית – BI – הן מערכות שיודעות לקחת כמות עצומה של נתונים ולנתח אותם. צורתן כשל קובייה שאליה ייכנסו הפרמטרים מכל הכיוונים ויתקבל ניתוח של המידע. התוצר: דוחות מפורטים שנותנים מידע אמין ומדויק על תפקוד הארגון ומהווים כלי תומך החלטות, כלי למחקר וכלי להתייעלות (תמונת מצב בהווה, מחקר לאחור וגם צפי עתידי). מדובר בתחום שהוא מתפתח מאוד. יש היום הרבה חברות בארץ המציעות תוכנות מדף בתחום, שבהן צריך להזין נתונים קיימים.

לצערנו, אנו נתקלים במנהלים רבים שכבר הוציאו מאות אלפי שקלים על תוכנת בינה עסקית והם לא מבינים למה הם לא הצליחו לשפר בעזרתה כלום. ואז אנו שומעים משפטים כמו: "התוכנה לא שווה כלום". התוכנות האלה מדהימות צריך רק לדעת איך לעבוד אתן, מה לעשות אתן ואין לגרום להן לשרת את האסטרטגיה שלך. רוב החברות שרכשו תוכנות BI נוהגות לקחת את כל המידע ולהזין אותו לתוכנת המדף. הבעיה העיקרית היא שהכלי הזה הוא כל כך מורכב ודרוש ידע אסטרטגי וטכנולוגי כדי להפיק ממנו דו"חות שהם באמת רציניים, משמעותיים וחיוניים. נוסף על כך, לא קיימות שתי חברות זהות, אפילו אם הן פועלות באותו תחום, כך שאופן השימוש בתוכנה לא יכול להיות זהה. כך שגם אם יש לכם מערכת בינה עסקית, תשאלו את עצמכם – האם היא באמת מתייחסת לכל הפרמטרים הנכונים? האם המידע שמופק ממנה מניע אתכם לפעולה? ככלל, מטרתו של דו"ח היא להניע אתכם לפעולה. אם הוא לא מניע אתכם לפעולה – כנראה שהדו"ח לא ממלא את תפקידו (חסרים בו פרמטרים, הוא אינו רלוונטי, או שהוא נבנה בצורה לא נכונה). מניסיוננו, עצם קיומו של הכלי זה לא אומר שהוא אכן משרת אותך. המטרה שלנו היא שהתוכנה לא תכתיב לארגון את האסטרטגיה אלא נהפוך הוא, אנו נכתיב להן את האסטרטגיה של הארגון. זכרו כי התוכנות הן כלי שאמור לשרת אתכם ולא להיפך.

אנו מאמינים שכדי להגיע לרזולוציות כאלה ולהבנה כל כך עמוקה של הארגון צריך לחיות את העסק. לא מספיק לבוא כחברת ייעוץ חיצונית ולבחון את הדברים מבחוץ על סמך תיאוריות, לכן אנחנו הופכים לתקופה מסוימת לחלק מהארגון, חיים אותו ונושמים אותו אך עדיין שומרים על אובייקטיביות. ניתן לדמות זאת לתהליך של  Zoom In – Zoom Out.

הייחודיות שלנו טמונה בשילוב הייחודי בין ההבנה העסקית לבין היכולות הטכנולוגיות ,שילוב שגם מזהה את צווארי הבקבוק וגם מאפשר יצירת פתרון. ידע טכנולוגי הוא תנאי הכרחי כדי להציע את החלופות הנכונות או כדי ליצור אותן. זיהוי מוקדי הבעיה הוא רק 50% מהעבודה, צריך גם לדעת ליצור את הפתרון האופטימלי, לעתים על גבי התוכנה הקיימת. החכמה היא לחשוב כמה צעדים קדימה ולהבין את המשמעויות העתידיות של כל חלופה ואיך הן יכולות לתרום לקבלת ההחלטות.